Antes de iniciar com o tema de hoje, gostaria de fazer uma breve observação: Com esta publicação (a nossa sexta), completamos 50% do conteúdo inicialmente programado.

Até aqui já tivemos a oportunidade de contextualizar o método historicamente, de falar sobre a eliminação de atividades que não agregam valor; o aumento do valor do produto para o cliente; a redução da variabilidade do processo e; a redução do tempo de ciclo da produção.

Também conseguimos apresentar algumas definições importantes para a gestão das empresas, apresentando, inclusive, diversos exemplos práticos que, apesar de estarem voltados para o mercado da construção civil, podem ser facilmente compreendidos por profissionais de qualquer área.

Além disso, nos artigos anteriores nós mostramos ferramentas e procedimentos para identificação de problemas, bem como para implementação e manutenção das melhorias.

Isto posto, continuaremos com o restante do conteúdo, esperando poder contribuir positivamente no futuro de todos os que tem acompanhado estas publicações.

Na postagem de hoje, o tema abordado será reduzir o número de etapas existentes para simplificar o processo.

Assim como costumeiramente temos feito, seguem algumas definições importantes para facilitar na interpretação do princípio. Destaca-se que ambas já foram citadas nas publicações anteriores:

(i) Processo – É o conjunto de etapas/atividades que, ao atingir sua maturidade final, resulta em um produto ou serviço a ser adquirido pelo cliente (Exemplo no artigo 4/12).

(ii) Atividades – São ações ou etapas independentes que, ao ser interligadas sequencialmente umas às outras, formam o fluxo de um processo. Destaca-se que as atividades dentro de um processo podem ser definidas, também, como sub-processos, visto que existem outras atividades menores que as compõe (Exemplos no artigo 2/12);

Portanto, reduzir o número de etapas existentes para simplificar o processo pode ser definido como reduzir a quantidade de atividades realizadas na conversão de um produto/serviço.

Mas por que é necessário reduzir a quantidade de etapas em um processo?

Conforme vimos nos artigos anteriores, o método Lean tem como foco principal a redução dos desperdícios, resultando no processamento de produtos de melhor qualidade, no aumento do valor do produto sob a ótica do cliente e na redução do lead time. Neste caso, o foco é reduzir o lead time, eliminando os seguintes desperdícios:

(i) Perda por processamento excessivo – São perdas oriundas do excesso de atividades necessárias para o processamento de um produto/serviço, geralmente refletindo na perda de tempo dos profissionais e no desgaste do cliente interno ou final (Exemplos no artigo 2/12).

(ii) Perda por movimentação desnecessária – Ocorre, na indústria da construção, quando há movimentação inapropriada de mão-de-obra e de equipamentos (leia-se maquinários), refletindo na perda de tempo e no cansaço dos profissionais (o que afeta a qualidade do serviço). Ressalta-se que o tempo médio perdido com movimentação inapropriada da mão-de-obra é uma das maiores causas de improdutividade existentes na construção (Exemplos no artigo 2/12).

Adicionalmente, cabe destacar que a aplicação dos princípios do Lean não ocorre de forma segregada, ou seja, mesmo que o método tenha sido dividido em 11 princípios, a implantação da cultura Lean em uma empresa e o uso de suas ferramentas para viabilizar as ações de melhorias ocorrem de forma simultânea e inter-relacionadas.

É este fenômeno que se apresenta diante dos princípios eliminar atividades que não agregam valor ao produto, reduzir o tempo de ciclo da produção e o princípio analisado neste artigo (reduzir o número de etapas para simplificar o processo). Pois, mesmo que eles não possuam o mesmo significado, eles estão intimamente relacionados, de forma que a implantação de uma melhoria visando atender a um deles acaba resultando na melhoria dos demais.

Isto é, ao aplicar as ferramentas voltadas para redução do número de etapas do processo, consequentemente serão eliminadas atividades que não agregam valor ao produto, assim como serão melhorados os tempo de ciclo de produção. O mesmo ocorre em todos os sentidos lógicos.

Mas então qual a diferença entre os princípios? A resposta segue na análise abaixo:

No caso apresentado na segunda publicação da série, vimos que após realizar o mapeamento de um processo e realizar a análise das atividades, torna-se possível distinguir quais etapas geram valor para o produto e quais não geram, de maneira que as ações de melhorias são voltadas para eliminação das atividades classificadas como perdas evitáveis e redução das classificadas como perdas inevitáveis (mais detalhes no artigo 2).

Já no princípio do artigo 5, o qual retrata a redução do tempo de ciclo da produção, vimos que além eliminação das atividades que não agregam valor, são utilizadas técnicas para aumentar a produtividade e a motivação da mão de obra, que resultam na melhoria dos resultados temporais da empresa.

Diferentemente de ambos, reduzir o número de etapas do processo não está somente relacionado com a otimização do processo, mas sim com a sua alteração estrutural. Isto é, as melhorias apresentadas nos princípios anteriores começam a se entrelaçar e, consequentemente, resultam na criação de um novo processo, o qual possui menos atividades necessárias para o processamento de um produto/serviço.

Para facilitar o entendimento, imagine um processo convencional de acabamento de paredes sendo realizado por um pedreiro e um auxiliar. Abaixo, seguem as aplicações das melhorias relacionadas a cada um dos princípios:

(i) Modelo convencional – O auxiliar se desloca para as baias de areia, separa a areia, transporta até o local de produção, descarrega, se desloca até o local onde está armazenado o cimento, transporta para o local da produção, prepara a mistura de areia e cimento, adiciona água, realiza a mistura até a argamassa dar o ponto, transporta a argamassa pronta para o local de aplicação. Neste ponto, o pedreiro que estava esperando a argamassa aplica o acabamento na parede, realiza a “inspeção” do serviço e entrega a parede acabada.

(i-a) Redução das atividades que não agregam valor – Neste princípio, poderia-se reduzir o tempo de movimentação e transporte com ações aplicadas a logística de canteiro, reduzindo os espaços entre os locais de armazenamento, de produção e de aplicação ou posicionando as baias de areia em locais próximos aos estoques de cimento, possibilitando o transporte de ambos os insumos em uma única viagem (sem desconsiderar o esforço físico do funcionário).

Adicionalmente, uma outra possibilidade seria inovar e utilizar argamassa industrializada, fato que por si só eliminaria do processo as atividades que não agregam valor ao produto. (destaca-se que esta inovação eliminaria do processo as etapas de produção da argamassa e os transportes de areia e cimento).

(i-b) Redução de tempo do ciclo da produção – Além das ações do exemplo “i-a”, que por si só já reduzem o tempo de ciclo da produção, poderia-se reduzir o tempo de atividade de conversão, propriamente dita, por meio de técnicas de liderança que elevem as condições físicas e mentais da mão de obra, motivando os profissionais a se desempenharem de forma mais eficiente e eficaz.

Ademais, inovações para melhorar os tempos de produção são parte do princípio. De forma que poderiam inovar na compra de um projetor de argamassa, reduzindo o tempo de produção (esta ação resultaria na criação de um novo processo).

(i-c) Redução do número de etapas para simplificar o processo – Consiste em retirar etapas não essenciais de um processo existente ou na criação de um novo processos conversão de um produto/serviço com menos etapas.

Ou seja, se o item “i-a” resulta em um processo sem algumas etapas e o item “i-b” resulta em um novo processo, a aplicação de um dos dois princípios, ou de ambos conjuntamente, resulta em um processo com menos etapas.

Por fim, aquele processo do modelo convencional agora é um processo enxuto, mais rápido, mais eficiente, que poderia ser traduzido em: transportar a argamassa industrializada, misturar com água, abastecer o projetor de argamassa e realizar o acabamento.

Agora, aplicando este princípio em conjunto dos demais, sua empresa está ainda mais habilitada a reduzir os desperdícios de tempo, sem esquecer que, concomitantemente, o valor do seu produto e o seu índice de atendimento aos requisitos de qualidade aumentaram.